各分工会：
为贯彻执行省市和学校下发的有关文件精神，切实做好我校节日慰问品采购工作，坚守底线，不越红线，规范采购，现就进一步加强节日慰问品采购规范通知如下：
一、严格采购方式
慰问品采购一次性批量价格在10万元及以上的，原则上实行集中采购，采用公开招标等方式，严格按《徐州工程学院采购管理办法》执行。采购单位向学校归口职能部门申请，完善审批手续，由校招投标办公室负责组织实施。采购一次性批量价格在10万元以下的可采用分散采购方式。分散采购一般以询价、竞争性谈判（磋商）方式进行。采购单位根据采购需求或所采购项目的技术参数及规格等进行市场询价或谈判（磋商），可通过实地了解、互联网、电话、递交询价函等多种方式，在比质比价的基础上，一般以报价低的供应商为成交人，由采购单位自行组织实施。
二、严格采购程序
采购单位须严格履行采购申报和审批程序。成立3-5人组成的采购小组，工会负责人担任组长，成员由工会委员、“两代会”代表等组成。采购小组的基本职责是：做好市场调查和询价比较，广泛征求教职工意见，遵循“货比三家、择优选购”的原则，比质比价，择优一家，制定采购方案，经所在单位党政联席会议（机关分工会为部门负责人联席会议）研究确定。禁止将“货比三家、择优选购”变为分散采购。凡一次性采购在5万元以上，须有采购单位分管（联系）校领导签字。
三、严格采购商品质量
节日慰问品采购，供应商须为具有良好的商业信誉及售后服务能力，具备基本资质和所需产品证书，具有较大规模的商贸（流通）企业。其中，食品类产品供应商须有《营业执照》、《食品经营许可证》，代理商须有代理授权证书等；所经营产品，乳制品类须有产品合格证明，畜禽肉类产品须有动物产品检验检疫合格证明，米、面、粮、油等产品质量须符合国家标准，并拥有“QS”食品质量安全认证等。所有食品类产品都必须符合保质期要求。禁止在小市场、小作坊、小摊贩等不具备基本资质或无安全保障的供应商采购。
四、严格慰问品发放
节日慰问品发放方式必须严格按照省市有关文件精神及《徐州工程学院工会经费收支管理办法（试行）》（徐工院委发〔2019〕22号）的有关规定执行，即发放方式必须为发放实物或到指定地点限时领取确定物品的提货凭证，不得发放现金、购物卡、代金券等。
五、规范合同和档案管理
1.职工集体福利慰问品采购须签订合同，以确保合同双方权利和义务。采购单位代表学校起草书面合同，与中标（成交）人签订合同。集中采购项目在招投标办公室发出中标（成交）通知书之日起5日内与中标（成交）人签订合同，最多不超过30日；分散采购项目在确定成交供应商后10日内，与成交人签订合同。合同签订按学校合同管理办法及审计处要求执行。
2.所有采购项目均应建立资料档案。采购工作结束后，采购文件资料应及时归档、移交，不得伪造、销毁。集中采购项目按照《徐州工程学院采购管理办法》相关规定执行，档案资料由招投标办公室归档、管理；分散采购项目档案资料主要包括采购申请表，采购合同，加盖供应商公章的《营业执照》、《食品经营许可证》、代理授权证书、产品合格证、动物产品检验检疫合格证、“QS”食品质量安全认证等证书（证明）复印件,党政联席会议专题会议记录等，档案资料在采购结束后连同报销凭证一并提交财务处。
六、加强采购工作纪律
参加采购活动的人员必须遵守国家的法律、法规和有关规章制度，坚持原则，廉洁自律，严禁徇私情、谋私利。严禁未经采购规程或集体讨论确定供货单位，严禁违规操作。采购单位党组织主要负责人为采购工作第一责任人，严格履行采购职责。
徐州工程学院工会委员会
2019年12月2日
